Cecilia Jonsson

Hybrida arbetsplatser kräver strategier för psykogogisk trygghet!

Hybrida arbetsmiljöer kräver nya strategier. Eugene Dilan, PhD, skriver om hur vi kan arbeta för den psykologiska tryggheten när vi går in i en hybrid arbetsmiljö.

Dr. Amy Edmondson, pionjären och grundaren av uttrycket psykologisk trygghet pratar om ett öppet klimat som en förutsättning för framgångsrika team. I ett öppet klimat känner vi oss bekväma, våga erkänna våra misstag och utmanas att utvecklas - då skapas goda samarbeten där vi växer och är innovativa. Då behöver vi också förmågan att läsa av andra människors känslor - empati!

När vi “hybridarbetar”, med kollegor på kontoret och på distans, är det svårt att bygga den psykologiska tryggheten och skapa det som gör oss framgångsrika. Vi ses inte, vi har ingen daglig kommunikation, vi går miste om snacket och vi lär inte känna varandra. Om vi vill skapa en psykologiskt trygg arbetsplats krävs det att vi är medvetna och proaktiva!

Fyra sätt att skapa och åstadkomma trygghet i ett team som "hybridarbetar":

1. Skapa möjligheter till att vara sociala.

Testa;

• Lägg in fem minuter extra för reflektion, backspegel för att komma ikapp tillsammans i varje hybridmöte
• Lägg in regelbundna utanför-arbetsplatsen-aktiviteter, till exempel AW, fika eller gemensamma middagar där ni får träffas fysiskt
• Se till att medvetet checka in både medarbetare på distans och de som sitter med personligen i teamet för att se hur de har det

Att ge dina medarbetare möjlighet att bli hörda, sedda och bekräftade  bidrar positivt till den kollektiva känslan av psykologisk säkerhet.

2. Kommunicera effektivt

Kommunikation måste få högsta prioritet samtidigt som det är särskilt utmanande i hybrid- och distansarbete. Det är lätt att läsa in saker som inte finns där eller känner att det vi gör inte är tillräckligt bra och till och med att jobbet kan vara i fara.

Hur kan vi bekämpa denna ”hybridmiljökommunikationsutmaning”

Testa:

• Sätt tydliga förväntningar på tidplaner, mål och riktlinjer för de som arbetar på distans och på plats
• Erbjud regelbunden feedback och återkoppling (plus och minus) för att utveckla en känsla av trygghet, tillit och förtroende.
• Kalibrera teamet genom att göra regelbundna incheckningar för att undvika kommunikationsmissar och korrigera ev. missförstånd direkt.

3. Våga ta emot feedback.

Feedback är ofta ett känsligt ämne, särskilt för dem du inte ofta ser personligen. Vi reagerar olika på feedback och vissa kan se uppleva det som mer problematiskt och jobbigt än det faktiskt är och därför bör den komma främst från en ledare.

Om du som ledare ber om och tar emot feedback när du har gjort ett misstag kommer du att visa ditt team att du är seriös med att skapa psykologisk trygghet. Det handlar om hur människor behandlas när saker går fel och tar ansvar för sina egna misstag, vi vill ju att andra ska hantera sina egna misstag. Om du vågar kan det minska rädslan för att erkänna misstag och det blir naturligt att acceptera att ge och ta emot feedback.

4. Träna din medvetenhet.

Mycket stress och press leder till en sämre reaktion till det som händer runt omkring dig och det kan smitta av sig på dina kollegor i form av skuldkänslor, stress och frustration. Det är inte ett bra klimat för psykologisk trygghet. Då är det bra om du kan bli medveten om hur stress påverkar dig, din kommunikation och teamets välmående.

När du pratar med någon, var då uppmärksam på vilken effekt det har på andra, verbalt och icke-verbalt. Det kan vara svårare med distansarbetande kollegor - gör då regelbundna in-checkningar istället för telefonsamtal så att du kan läsa deras reaktioner bättre. Använd telefonen till korta avstämningar dock.

Den utmanande delen med att skapa en psykologiskt trygg arbetsmiljö är att den behöver underhållas, annars blir den kortvarig. Därför behöver du känna igen när den psykologisk tryggheten utmanas för att upprätthålla tilliten i en hybrid arbetsmiljö. Det viktigaste är att förstå din del i misstag och missförstånd, vara öppen och ärlig under vägen för att förstärka din önskan att skapa en trygg och tillitsfull miljö för ditt hybridarbetande team.

Slutligen, för att skapa en öppenhet och tillit till varandra kräver att vi uppmärksammar frågan. Om vi inkluderar andra, öppet erkänner våra misstag och kommunicerar så att alla ska känna sig sedda, hörda och bekräftade kommer vi att kunna ”hybridarbeta” tillsammans.

Cecilia Jonsson på EI Academy

by Cecilia Jonsson

När du som chef & ledare upplevs som stressande vid hemarbete!

Det blev hemarbete även efter sommaren, vilket påverkar oss som kollegor, chefer och ledare. Dr. Tomas Chamorro-Premuzic skriver i sin artikel på Harvard Business Review ”Five ways leaders accidentally stress out their empolyees” om hur chefers och ledares beteende kan bli kontraproduktiva och upplevas som stressande för oss. Här kommer några exempel och hur vi kan övervinna dem tillsammans!

Använder negativt laddade ord.
När vi inte träffas och kan tolka hela personens kroppsspråk/-rörelser får det skrivna och sagda ordet större betydelse. Tomas menar att det är mottagaren som avgör om ordet uppfattas som negativt , vilket gör att det är högst individuellt vilka ord som ökar stress, ångest eller skapar bekymmer. Effekten blir olika beroende på om en ledare väljer att tala om hopp, effektivisering och ”ljuset i tunneln” istället för risk för pandemi, lågkonjunktur, depression eller neddragningar.
Att tänka på: Se till att ditt skrivna ord är fritt från negativ laddning och var medveten om att vara tydlig och beskriv dina intentioner. Ta hjälp av någon som korrekturläser det du skriver. Undvik tvetydig kommunikation och var förberedd på att allt du skriver kan läsas om igen och ”övertolkas”.

Är oberäknelig.
Ofta förordar vi spontanitet och ovanliga idéer som en del av kreativitet, innovation och fritt tänkande. Vi brukar kunna ändra oss, göra snabba förändringar i verksamheten och ta vissa snabba beslut. I det allra flesta fall behöver vi en viss förutsägbarhet i livet och nu har covid-19 berövat oss mycket av det normala, förutsägbara och våra framtidsutsikter – vi vet inte vad viruset leder till och hur länge pandemin kommer att pågå.
Att tänka på: Var tillförlitlig, tydlig och kanske till och med tråkigt strukturerad. Använd dig av ”digital inkludering”. Undvik att introducera för komplexa förändringar som kan göra omgivningen osäker. Håll struktur på möten, dela dina förväntningar, undvik sista-minuten-ändringar och fortsätt med välkända rutiner som fanns före pandemin.

Visar känslomässig instabilitet.
Att vara alltför engagerad som chef/ledare upplevs som känslomässiga berg-och-dalbanor och kan vara stressande för teamet. Ofta kan ledarens entusiasm öka på en känsla av stress hos kollegorna – det är nämligen smittsamt! En ledare bör ha kompetens att hantera press och stress och sätta på sig ett ”poker face” för teamets skull.
Att tänka på: Se till att du har personer eller ställen där du kanaliserar och hanterar din egen stress utanför ditt team och avskilt från din personal. Om du kan förmedla ett lugn till din omgivning kan du skapa en känslomässig stabilitet. Det finns olika sätt att göra det på genom olika övningar, reflektion, mindfulness, fysisk träning, mat och god sömn.

Uttrycker sig pessimistiskt.
Under normala omständigheter kan ett visst mått av pessimism vara användbart när det gäller att minimera risker, upptäcka och förebygga hinder, för att undvika arrogans och alltför försiktigt övervägda beslut. Ledarens pessimism i stressade och oroliga tider har dock en tendens att förstoras och överföras på kollegorna eller teamet.
Att tänka på: Även om du känner dig pessimistisk och dessutom visar det öppet, kan det innebära att stressen och ångesten ökar hos andra. Om du kan hantera känslan och istället visa på hopp och positiva framsteg skapar du lugn och känslomässig stabilitet som istället stärker din omgivning och ditt team.

Ignorerar andra människors känslor.
Det största misstaget är när vi är hyperfokuserade och upptagna med våra egna känslor och därmed inte ser och ignorerar andras känslor. Nyckeln är förmågan till nyfikenhet och empati. Du blir bra på detta om du är fokuserad på andra som finns omkring dig! De senaste två decennierna har vi blivit uppmärksammade på hur viktigt emotionell intelligens (EI) är. De ledare som har en större EI-förmåga kan bättre förstå och hantera sina egna känslor och hur de påverkas av andras känslor.
Att tänka på: I svåra tider är det viktigt att intressera sig för människors känslor, humör och stressnivå snarare än att kontrollera deras prestationer, produktivitet och arbetsuppgifter. Ha en-till-en-möten med dina kollegor och teammedlemmar, öka frekvensen av kommunikation och ställ öppna frågor för att skapa mer engagemang och visa empati, medkänsla, genom att vara nyfiken så mycket du bara kan. Se till att få en interaktion med alla dina teammedlemmar på något sätt.

“When dealing with people remember you are not dealing with creatures of logic, but creatures of emotion."
       Dale Carnegie

Du, som ledare och chef, är en förstärkare av människors känslor. Om du gör saker rätt kan du få fram det bästa av människor i svåra tider. Om du gör saker fel sänker du deras moral och prestation även om allt är ok, menar Dr. Tomas Chamorro-Premuzic.

Hoppas du har glädje av detta och kan skapa ditt eget personliga ledarskap under andra omständighet än det normala. Framtiden kommer att bjuda på ett annorlunda arbetsliv – låt oss hitta de rätta verktygen tillsammans!

Cecilia Jonsson, EI & EQ expert på eiacademy.se

by Cecilia Jonsson

Fem enkla saker kring det sociala behovet i virtuella team

EI Academy har dykt i forskningen kring vikten av ledarskap i den sociala dimensionen och de mellanmänskliga relationernas betydelse under distansarbete kan vara skillnaden mellan välmående och psykisk ohälsa. Till följd av covid-19 arbetar många hemifrån och kortare arbetstid, så vi har sammanfattat det i några  enkla tips.

State of Remote Work Report 2020 undersöker varje år vad 3500 anställda över världen som helt eller delvis arbetar i virtuella team anser om en rad saker kring sitt digitala arbete. Rapporten kom före Coronakrisen och redovisar följande:

• 20% uppger att de kämpar med samarbete och kommunikation.
• 20% uppger att de kämpar med ensamhet.
• 18% uppger att de kämpar med svårigheten att lämna sin digitala arbetsplats. (Not being able to unplug)

(Källa: https://lp.buffer.com/state-of-remote-work-2020)

Emiliana Simon-Thomas, Ph.D., Science Director på Greater Good Science Center, och specialist på Happiness at Work, menar att det finns fyra nycklar till välmående på arbetsplatser även i arbete på distans;

• vetskap och kunskap om syftet
• känna engagemang
• möjlighet till återhämtning och stresshantering
• välvilja och vänlighet

(Källa: https://greatergood.berkeley.edu)

Nedan finns fem saker att ta fasta på när det gäller att få till stånd just den sociala dimensionen - det händer inte av sig självt.

1. Tydliggör syftet!
Team och arbetsgrupper har olika syften med sitt arbete, så även virtuellt i projektteam, säljteam, ledningsteam och kollegiala team. Vad är mötets syfte? Vad förväntas jag och de andra bidra med? Var uppmärksam på att det kräver olika ledarskap - även virtuellt!

2. Storleken har betydelse!
Det är ofta storleken i mötet som gör om man känner sig delaktig. Växla mellan möten med envägs- eller flervägskommunikation, låt inte alla delta i allt, tillåt teamet att dela upp sig i mindre grupper för större produktivitet i det ni ska åstadkomma oavsett om det är innovation, problemlösning, framtagning av förslag eller att utveckla nytt.

3. Kriget om att få ordet - eller att aldrig nå fram!
Agendan gör mötet förutsägbart, lär känna ditt team, fördela ordet genom att göra en talarlista i förväg eller i chatten så att alla får taltid under mötet. Vill du att alla ska kommentera eller ha en åsikt, synpunkt eller komma med förslag behöver du förbereda det! Personer som är bekväma, ivriga och villiga att kommentera får ofta mycket taltid medan den som inte tar ordet, inte känner sig bekväm med att prata rakt ut, som är återhållsam eller mer introvert har ofta svårt att nå fram i virtuella team. Som mötesledare bör du ställa dig frågorna: Vad ska resultatet vara med mötet? Hur ska du få alla att delta med förslag och idéer? Hur kan alla i teamet känna sig trygga och involverade?

4. Fokusera på det sociala för att nå ansvarstagande och engagemang!
Om du leder ett team som ska åstadkomma något tillsammans över tid, lägg in moment av lära-känna-karaktär där du lär känna ditt team som chef/ledare/projektledare – du kommer att tjäna på det i längden!
Kör incheckning – utcheckning, ibland laget runt, använd emojis, trafikljus eller whiteboard för att uttrycka hur läget är lite mer på ett personligt plan.
Visste du att kommunikation med enbart röst är mer effektfullt när det kommer till empati och inlevelseförmåga än synen eller flera sinnen samtidigt? (Michael W Kraus, 2017). Kanske borde vi stänga av videon emellanåt?

Social distans handlar om fysiskt avstånd, men
behåll den emotionella och sociala närheten.

Enkla aktiviteter som ökar social närhet och kontakt. Tänk på att vara personlig – men inte privat:

• 10 saker om mig (redovisas på plattform tillgänglig för alla eller som presentationsrunda)
• 15-minuters schemalagda två-och-två-möten i teamet för att lära känna varandra lite mer
• Chef/ledare har enskilda möten med sina medarbetare
• Digital AW, quiztävlingar och/eller fikapauser.

5. Påtvingad isolering riskerar våra grundläggande psykologiska och sociala behov!
Att bli sedd, hörd och bekräftad är grundläggande behov hos oss alla och det tar inte hänsyn till extraordinära händelser som pandemier eller kriser. Ensamheten kan kännas mer när all social kontakt på arbetsplatsen tas från oss i distansarbete. Se alltså till att både du som chef/ledare och ditt team får känna sig sedda, hörda och bekräftade. Fråga dina teammedlemmar, som grupp och enskilt med var och en, hur de vill att ni har kontakt, hur du ska ge och få feedback och hur ni bäst kommunicerar under tiden av distansarbete.

Do not assume – try asking

Kanske är det så att dessa enkla saker kommer att vara avgörande även efter covid-19, pandemi eller kristider? Låt oss hoppas att vi i vår utvärdering och uppföljning av denna period kan se tillbaka på en tid när vi lärde oss något nytt och värdefullt - trots allt!

Cecilia Jonsson, EI & EQ expert på eiacademy.se

by Cecilia Jonsson

Vi har gått med i håll Sverige igång!

Vi har gått med i initiativet Håll Sverige Igång. Tillsammans med andra företag och företagare ser vi till att hålla igång företagsamheten när det behövs som mest. Om vi kan upprätthålla sysselsättning kan vi bidra till ekonomisk och emotionell stabilitet när mycket annat skakar omkring oss. Var med och skapa nytt - trots omständigheterna!

by Cecilia Jonsson

Känslornas betydelse i coronatider!

Vi som arbetar i EI Academy har nu valt att dela med oss av den kunskap som finns kring känslornas betydelse för hur vi hanterar alla reaktioner kring Corona. Vi behöver nu kraftsamla för att hantera tider som dessa. Då kan det vara bra att ha koll på sin emotionella intelligens.

Det är när Du;

• identifierar och hanterar känslomässig information som rör dig själv och andra.
• fokuserar den känslomässiga energin på nödvändiga beteenden för att få saker gjorda.
  (The EQ Leader, Dr. Steven Stein)

Följ oss på instagram, där vi delar korta tips och övningar.

by Cecilia Jonsson