Hybrida arbetsmiljöer kräver nya strategier. Eugene Dilan, PhD, skriver om hur vi kan arbeta för den psykologiska tryggheten när vi går in i en hybrid arbetsmiljö.

Dr. Amy Edmondson, pionjären och grundaren av uttrycket psykologisk trygghet pratar om ett öppet klimat som en förutsättning för framgångsrika team. I ett öppet klimat känner vi oss bekväma, våga erkänna våra misstag och utmanas att utvecklas – då skapas goda samarbeten där vi växer och är innovativa. Då behöver vi också förmågan att läsa av andra människors känslor – empati!

När vi “hybridarbetar”, med kollegor på kontoret och på distans, är det svårt att bygga den psykologiska tryggheten och skapa det som gör oss framgångsrika. Vi ses inte, vi har ingen daglig kommunikation, vi går miste om snacket och vi lär inte känna varandra. Om vi vill skapa en psykologiskt trygg arbetsplats krävs det att vi är medvetna och proaktiva!

Fyra sätt att skapa och åstadkomma trygghet i ett team som “hybridarbetar”:

  1. Skapa möjligheter till att vara sociala.

Testa;

  • Lägg in fem minuter extra för reflektion, backspegel för att komma ikapp tillsammans i varje hybridmöte
  • Lägg in regelbundna utanför-arbetsplatsen-aktiviteter, till exempel AW, fika eller gemensamma middagar där ni får träffas fysiskt
  • Se till att medvetet checka in både medarbetare på distans och de som sitter med personligen i teamet för att se hur de har det

Att ge dina medarbetare möjlighet att bli hörda, sedda och bekräftade  bidrar positivt till den kollektiva känslan av psykologisk säkerhet.

  1. Kommunicera effektivt

Kommunikation måste få högsta prioritet samtidigt som det är särskilt utmanande i hybrid- och distansarbete. Det är lätt att läsa in saker som inte finns där eller känner att det vi gör inte är tillräckligt bra och till och med att jobbet kan vara i fara.

Hur kan vi bekämpa denna ”hybridmiljökommunikationsutmaning”

Testa:

  • Sätt tydliga förväntningar på tidplaner, mål och riktlinjer för de som arbetar på distans och på plats
  • Erbjud regelbunden feedback och återkoppling (plus och minus) för att utveckla en känsla av trygghet, tillit och förtroende.
  • Kalibrera teamet genom att göra regelbundna incheckningar för att undvika kommunikationsmissar och korrigera ev. missförstånd direkt.
  1. Våga ta emot feedback.

Feedback är ofta ett känsligt ämne, särskilt för dem du inte ofta ser personligen. Vi reagerar olika på feedback och vissa kan se uppleva det som mer problematiskt och jobbigt än det faktiskt är och därför bör den komma främst från en ledare.

Om du som ledare ber om och tar emot feedback när du har gjort ett misstag kommer du att visa ditt team att du är seriös med att skapa psykologisk trygghet. Det handlar om hur människor behandlas när saker går fel och tar ansvar för sina egna misstag, vi vill ju att andra ska hantera sina egna misstag. Om du vågar kan det minska rädslan för att erkänna misstag och det blir naturligt att acceptera att ge och ta emot feedback.

  1. Träna din medvetenhet.

Mycket stress och press leder till en sämre reaktion till det som händer runt omkring dig och det kan smitta av sig på dina kollegor i form av skuldkänslor, stress och frustration. Det är inte ett bra klimat för psykologisk trygghet. Då är det bra om du kan bli medveten om hur stress påverkar dig, din kommunikation och teamets välmående.

När du pratar med någon, var då uppmärksam på vilken effekt det har på andra, verbalt och icke-verbalt. Det kan vara svårare med distansarbetande kollegor – gör då regelbundna in-checkningar istället för telefonsamtal så att du kan läsa deras reaktioner bättre. Använd telefonen till korta avstämningar dock.

Den utmanande delen med att skapa en psykologiskt trygg arbetsmiljö är att den behöver underhållas, annars blir den kortvarig. Därför behöver du känna igen när den psykologisk tryggheten utmanas för att upprätthålla tilliten i en hybrid arbetsmiljö. Det viktigaste är att förstå din del i misstag och missförstånd, vara öppen och ärlig under vägen för att förstärka din önskan att skapa en trygg och tillitsfull miljö för ditt hybridarbetande team.

Slutligen, för att skapa en öppenhet och tillit till varandra kräver att vi uppmärksammar frågan. Om vi inkluderar andra, öppet erkänner våra misstag och kommunicerar så att alla ska känna sig sedda, hörda och bekräftade kommer vi att kunna ”hybridarbeta” tillsammans.

Cecilia Jonsson på EI Academy

How to create Psychological Safety in a Hybrid Work World