Fem enkla saker kring det sociala behovet i virtuella team

EI Academy har dykt i forskningen kring vikten av ledarskap i den sociala dimensionen och de mellanmänskliga relationernas betydelse under distansarbete kan vara skillnaden mellan välmående och psykisk ohälsa. Till följd av covid-19 arbetar många hemifrån och kortare arbetstid, så vi har sammanfattat det i några  enkla tips.

State of Remote Work Report 2020 undersöker varje år vad 3500 anställda över världen som helt eller delvis arbetar i virtuella team anser om en rad saker kring sitt digitala arbete. Rapporten kom före Coronakrisen och redovisar följande:

• 20% uppger att de kämpar med samarbete och kommunikation.
• 20% uppger att de kämpar med ensamhet.
• 18% uppger att de kämpar med svårigheten att lämna sin digitala arbetsplats. (Not being able to unplug)

(Källa: https://lp.buffer.com/state-of-remote-work-2020)

Emiliana Simon-Thomas, Ph.D., Science Director på Greater Good Science Center, och specialist på Happiness at Work, menar att det finns fyra nycklar till välmående på arbetsplatser även i arbete på distans;

• vetskap och kunskap om syftet
• känna engagemang
• möjlighet till återhämtning och stresshantering
• välvilja och vänlighet

(Källa: https://greatergood.berkeley.edu)

Nedan finns fem saker att ta fasta på när det gäller att få till stånd just den sociala dimensionen - det händer inte av sig självt.

1. Tydliggör syftet!
Team och arbetsgrupper har olika syften med sitt arbete, så även virtuellt i projektteam, säljteam, ledningsteam och kollegiala team. Vad är mötets syfte? Vad förväntas jag och de andra bidra med? Var uppmärksam på att det kräver olika ledarskap - även virtuellt!

2. Storleken har betydelse!
Det är ofta storleken i mötet som gör om man känner sig delaktig. Växla mellan möten med envägs- eller flervägskommunikation, låt inte alla delta i allt, tillåt teamet att dela upp sig i mindre grupper för större produktivitet i det ni ska åstadkomma oavsett om det är innovation, problemlösning, framtagning av förslag eller att utveckla nytt.

3. Kriget om att få ordet - eller att aldrig nå fram!
Agendan gör mötet förutsägbart, lär känna ditt team, fördela ordet genom att göra en talarlista i förväg eller i chatten så att alla får taltid under mötet. Vill du att alla ska kommentera eller ha en åsikt, synpunkt eller komma med förslag behöver du förbereda det! Personer som är bekväma, ivriga och villiga att kommentera får ofta mycket taltid medan den som inte tar ordet, inte känner sig bekväm med att prata rakt ut, som är återhållsam eller mer introvert har ofta svårt att nå fram i virtuella team. Som mötesledare bör du ställa dig frågorna: Vad ska resultatet vara med mötet? Hur ska du få alla att delta med förslag och idéer? Hur kan alla i teamet känna sig trygga och involverade?

4. Fokusera på det sociala för att nå ansvarstagande och engagemang!
Om du leder ett team som ska åstadkomma något tillsammans över tid, lägg in moment av lära-känna-karaktär där du lär känna ditt team som chef/ledare/projektledare – du kommer att tjäna på det i längden!
Kör incheckning – utcheckning, ibland laget runt, använd emojis, trafikljus eller whiteboard för att uttrycka hur läget är lite mer på ett personligt plan.
Visste du att kommunikation med enbart röst är mer effektfullt när det kommer till empati och inlevelseförmåga än synen eller flera sinnen samtidigt? (Michael W Kraus, 2017). Kanske borde vi stänga av videon emellanåt?

Social distans handlar om fysiskt avstånd, men
behåll den emotionella och sociala närheten.

Enkla aktiviteter som ökar social närhet och kontakt. Tänk på att vara personlig – men inte privat:

• 10 saker om mig (redovisas på plattform tillgänglig för alla eller som presentationsrunda)
• 15-minuters schemalagda två-och-två-möten i teamet för att lära känna varandra lite mer
• Chef/ledare har enskilda möten med sina medarbetare
• Digital AW, quiztävlingar och/eller fikapauser.

5. Påtvingad isolering riskerar våra grundläggande psykologiska och sociala behov!
Att bli sedd, hörd och bekräftad är grundläggande behov hos oss alla och det tar inte hänsyn till extraordinära händelser som pandemier eller kriser. Ensamheten kan kännas mer när all social kontakt på arbetsplatsen tas från oss i distansarbete. Se alltså till att både du som chef/ledare och ditt team får känna sig sedda, hörda och bekräftade. Fråga dina teammedlemmar, som grupp och enskilt med var och en, hur de vill att ni har kontakt, hur du ska ge och få feedback och hur ni bäst kommunicerar under tiden av distansarbete.

Do not assume – try asking

Kanske är det så att dessa enkla saker kommer att vara avgörande även efter covid-19, pandemi eller kristider? Låt oss hoppas att vi i vår utvärdering och uppföljning av denna period kan se tillbaka på en tid när vi lärde oss något nytt och värdefullt - trots allt!

Cecilia Jonsson, EI & EQ expert på eiacademy.se

by Cecilia Jonsson